Gute E-Mails schreiben

E-Mail Ordner überfüllt?
Posteingang überfüllt

Ist der E-Mail Ordner regelmäßig überfüllt, nur leider mal wieder keine Antworten zu dringenden Anfragen bekommen?

In der Masse an Online-Kommunikationswegen ist Effizienz – besonders im geschäftlichen Umfeld – essentiell. Informationsüberflutung, SPAM, mangelndes Tiefenwissen & Co. führen häufig zu unnötiger und ineffizienter Kommunikation, überfüllten E-Mail Eingängen und langen Verzögerungen von wichtigen Entscheidungen.

Wer möchte, dass seine E-Mails schnell und zielführend beantwortet werden, sollte sich an die folgenden strukturellen und inhaltlichen Regeln unbedingt halten. Wir haben für Euch ein kleines Erfolgsrezept mit den effektivsten E-Mail Tricks zusammengestellt, um euch und vor allem auch euren Adressaten den Alltag der Online Kommunikation deutlich zu erleichtern.

Effizienz in 2 Minuten

Arbeite nach der Getting-Things-Done Methode! Eine alte Regel des effizienten Arbeitens besagt: wenn du eine Anfrage innerhalb von 2 Minuten zielführend beantworten kannst, ohne deinen derzeitigen Arbeitskontext zu verlassen, dann eignet sie sich zur sofortigen Erledigung. Wenn du eine schnelle Rückmeldung erwartest, konzipiere die E-Mail Kommunikation also so, dass die Erfassung des Inhalts und die Antwort den Empfänger weniger als 2 Minuten kosten.


Betreffzeile aussagekräftig gestalten

Schon der Betreff sollte Thema, Erwartungshaltung, Dringlichkeit und Problemstellung deutlich machen und das ohne dabei zu komplex und lang zu werden. Gibt es für ein Projekt einen speziellen Titel oder eine Kodierung, ist diese unbedingt zu integrieren, die erleichtert die Vorsortierung und Ablage des Empfängers ungemein. Ein Betreff wie „Projekt XYZ123: Verzögerung des Designentwurfs, Entscheidung bis zum 20.04. notwendig“ macht dem Rezipienten direkt deutlich, worum es geht und wie dringlich das Thema ist, ohne die E-Mail erst öffnen zu müssen.


Handlungsvorschläge machen

Mit einem konkreten Handlungsvorschlag lässt sich die Lösungfindung deutlich beschleunigen: maximal 2-3 Antwortalternativen und idealerweise ein eigener Vorschlag zur Problemlösung sind für eine schnelle Beantwortung essentiell. Offene, schwammige Anfragen à la „können Sie mir weiterhelfen“ oder „haben Sie da Ideen“, lassen sich schlecht in einen effizienten Arbeitsalltag integrieren und kosten Entscheidungsträger unnötig Zeit. Bestenfalls sind E-Mails so formuliert, dass der Empfänger direkt mit ja/nein, einem Wert oder Wahl eines Vorschlags antworten kann.


Weiterleitungen effizienter gestalten

In der Kommunikation mit mehreren Teilnehmern die vorangegangene Kommunikation (nur relevante Punkte!) kurz zusammenfassen, sodass der Empfänger der weitergeleiteten Nachricht sich direkt einfinden kann und sich nicht erst durch diverse Ping-Pong-Konversationen und Offtopic-Themen scrollen muss. Auch im Betreff Endlosschleifen wie "RE:RE:RE" unbedingt entfernen!

Problemstellung präzisieren

Die konkrete Problemstellung des Absenders soll deutlich gemacht werden: präzise formuliert, abgegrenzt in der Thematik und vor allem mit kurzem(!) Hintergrund als Themeneinstieg. Der Empfänger sollte direkt herausfinden können, worum genau es geht und die in einen Kontext einordnen können. Dies ist vor allem wichtig, um schnell entscheiden zu können, wer der richtige Ansprechpartner ist und die E-Mail enwteder selbst zu beantworten oder sofort weiterzuleiten.


Erwartungshaltung deutlich machen

Dem Rezipienten einer Anfrage muss direkt deutlich werden was von ihm erwartet wird: Wird eine Entscheidung erwartet? Wird ein Dokument, eine Weiterleitung, eine Aktion oder sonstige Handlung erwartet? Mache dies unbedingt möglichst zu Beginn deutlich und auch in welcher Form du die Rückmedlung erwartest: geht es um Beträge, Zahlen, Dokumente, Unterschriften, Genehmigungen oder eine simple Ja oder Nein-Entscheidung? Idealerweise ist diese Erwartungshaltung zu Beginn und grafisch abgesetzt (Vorsicht mit übermäßigen Fettungen) platziert.


Verteilerliste bewusst eingrenzen

Versuche, den Kreis der Empfänger so gering wie nur möglich zu halten. Zum einen kann die unnötige Einbindung eines Entscheiders – ohne dass eine Entscheidung erforderlich wäre – bei anderen Teilnehmern unangenehm aufstoßen und zum anderen laden große Verteiler geradezu dazu ein, sich der Verantwortung und Teilnahme zu entziehen. Wer den Vorgesetzten des Empfängers in CC setzt, sollte sich über die psychologische Wirkung bewusst sein und dieses Mittel nur im äußersten Notfall oder nach Absprache mit dem Empfänger einsetzen.


Die Sprache des Adressaten sprechen

Eine respektvolle und höfliche Kommunikation ist generell wichtig, allerdings bringen Worthülsen und leere Formeln die effiziente Kommunikation selten weiter.Formuliere die Inhalte idealerweise so, wie der Adressat selbst kommuniziert. Umständliche und gestelzte Formulierungen kommen selten gut an, wenn der Empfänger selbst gern „auf dem kurzen Dienstweg“ kommuniziert.